Una potente applicazione WEB progettata per semplificare il processo di approvvigionamento delle Università. Integrato in U-GOV, e nato in collaborazione con l’Università degli Studi di Milano Bicocca, DepotLab® è la soluzione perfetta per automatizzare tutto processo di acquisto.
Il sistema DEPOT è strutturato in 2 componenti
DepotLab®
Depot Economato
DepotLab®
Il nostro nuovo sistema DepotLab® è un’ applicazione WEB integrata in U-GOV nata in collaborazione con l’Università di Milano Bicocca, ed in particolare va ad ampliare l’ interfaccia con la gestione del work-flow “progetti” di U-GOV.
Nello specifico al fine di agevolare la catena autorizzativa degli ordini su progetto, abbiamo predisposto il flusso autorizzatorio per ciascun responsabile di progetto che in fase di invio della richiesta ha la facoltà di verificare la fattibilità della stessa in relazione al fabbisogno richiesto e alla disponibilità di progetto.
Ecco alcune delle principali caratteristiche e vantaggi di DepotLab®:
• Flussi di lavoro automatizzati per l’invio e l’approvazione delle richieste.
• Gestione dei listini dei principali produttori di materiale di laboratorio.
• Stampa automatica delle Determine
• Comunicazione tra richiedenti e team di approvvigionamento semplice ed efficiente
• Semplifica il particolare processo di approvvigionamento per i fondi PNRR
• Aggiornamenti dello stato delle richieste in tempo reale: gli utenti possono monitorare lo stato delle loro richieste di acquisto in tempo reale, riducendo la necessità di e-mail e telefonate di follow-up
• Tutte funzionalità già presenti nella versione per l’economato
DepotLab® è stato inserito tra i progetti innovativi del Politecnico di Bari
Depot Economato
Applicazione WEB per:
• Gestione del magazzino Economale dei beni di facile consumo
• Tracciabilità dei flussi delle richieste di beni e servizi Intrateneo
• Approvvigionamento integrato in U-GOV
• Carico e Scarico e valorizzazione delle giacenze
• Addebito alle strutture integrato nel ciclo trasferimenti di U-GOV
PERFORMANCE
- Passaggio dalla compilazione della determina a mano ad un inserimento autonomo e digitale
- Tempi ridotti per approvazione dell’ordine grazie all’inserimento delle motivazioni nel menu a tendina
- Semplificazione del lavoro, i tecnici inseriscono raramente ordini non corretti o con motivazioni inesatte
Soluzioni per gli Atenei
DepotLab® si pone l’obiettivo di razionalizzare e ottimizzare gli acquisti pubblici di beni e servizi con una particolare vocazione al materiale impiegato nella ricerca scientifica. Permette di contribuire allo sviluppo di modelli di approvvigionamento basati su processi e tecnologie innovative.
DepotLab® dispone di un’interfaccia user-friendly che semplifica la creazione, la gestione e il monitoraggio delle richieste di acquisto da parte degli utenti.
Flussi di lavoro personalizzabili: i flussi di lavoro di DepotLab® sono personalizzabili, consentendo alle organizzazioni di adattare il processo di approvvigionamento alle proprie esigenze specifiche.
Grazie all’esperienza maturata sulla piattaforma U-GOV durante la partnership con Cineca dal 2011 al 2018, nel corso della quale Mo.Da. ha contribuito in modo significativo ad avviare il sistema U-GOV in diversi Atenei, è stato sviluppato il software DepotLab® con caratteristiche che lo rendono unico, fortemente integrato con U-GOV.
Workflow
In collaborazione con l’Università di Milano Bicocca (che utilizza il sistema per la gestione dei Laboratori scientifici), all’interno di DepotLab®, è stato realizzato un particolare workflow per la gestione di convenzioni quadro che prevedono una forma stabile di collaborazione con i contraenti per lo svolgimento di ampi programmi di ricerca e/o supporto alla didattica.
Risultati e riconoscimenti
DepotLab® e Depot Economato hanno reso più efficiente e snello l’iter delle richieste e dell’approvvigionamento dei prodotti di laboratorio in alcuni Atenei italiani. Per questo sono stati annoverati tra gli strumenti di “Innovazione -Miglioramento continuo servizi – Trasparenza e Anticorruzione” del Portale delle Performance del Dipartimento della Funzione Pubblica.
La nostra App – DepotPJ
Nel corso del 2019 abbiamo sviluppato un’App per smartphone denominata DepotPJ che consente ai docenti di tenere sotto controllo i saldi dei propri progetti di U-GOV in tempo reale
Punti di forza
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Processi di approvvigionamento
Affiancare le amministrazioni nella gestione del cambiamento dei loro processi di approvvigionamento
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Studio approfondito della materia
Perseguimento dell’economicità intesa come efficacia ed efficienza dell’organizzazione
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Richieste di acquisto
Centralizzazione delle richiese di acquisto di beni e servizi di tutto l 'Ateneo. Il sistema automatizza tutte le fasi di acquisto fino anche alla stampa della determina.